Transição de contabilidade: quais as vantagens para a empresa?

A evolução tecnológica transformou a rotina das empresas, agilizando e otimizando processos financeiros, fiscais e administrativos.  Além disso, novas ferramentas digitais passaram a favorecer a transição de contabilidade dos mais variados negócios, que começaram a contar com aplicativos projetados para facilitar seu dia a dia.  De fato, um app ajuda a gerenciar uma empresa ao automatizar a maioria das etapas do ciclo de contabilidade, permitindo que o empreendedor dedique mais tempo ao que realmente importa, ou seja, o crescimento do seu negócio.  O processo de migração, no entanto, pode gerar muitas dúvidas. Para solucioná-las, mostraremos a seguir como efetivar esse processo. Vamos lá? Acompanhe!

Como fazer a transição de contabilidade?

O primeiro passo para a transição de contabilidade é conferir o Contrato de Serviço atual. Alguns escritórios estipulam multa ou obrigação de aviso prévio em caso de rescisão. É preciso analisar este e outros detalhes do documento a fim de evitar problemas legais por causa do descumprimento do acordo.  Verifique se há pendências Também é importante verificar se o serviço de contabilidade não deixou nenhuma pendência, como o parcelamento de débitos municipais, estaduais e federais, e se declarou o faturamento da empresa corretamente.  Analise os documentos dos últimos 5 anos para verificar se há erros ou discrepâncias que devam ser resolvidas: esse processo evitará surpresas desagradáveis na transição de contabilidade.  Fique atento! Mesmo depois da mudança, os erros anteriores serão de responsabilidade do escritório de Contabilidade que respondia pela empresa, e não de responsabilidade do atual contador. Comunique sua decisão ao escritório atual Antes de oficializar a transição de contabilidade, o empreendedor deve comunicar ao escritório atual que está dispensando seus serviços. Nesse contato, além de pedir o encerramento do contrato, é necessário solicitar:

• Toda a documentação e os dados bancários da empresa em posse do escritório atual.
• Relatório de pendências municipais, estaduais e federais.
• O envio de senhas e logins para a empresa atual.

Também é importante determinar a data de encerramento do contrato para que a nova empresa saiba quando deve começar a atuar.  Escolha um aplicativo contábil que atenda às suas necessidades Fazer a transição de contabilidade é simples, rápido e sem burocracia. Basta preencher o cadastro no site da empresa e conferir se essa solução poderá, realmente, atender a sua empresa.  Depois de concluir o cadastro e pagar a primeira mensalidade, a sua empresa passará a ter acesso a um serviço completo de Contabilidade. Pelo serviço de Contabilidade, dá para  analisar o extrato de rendimentos mensais e verificar o calendário de obrigações fiscais.  Outro diferencial é que caberá ao time de contadores fazer o cálculo das guias de impostos, da folha de pagamento e do pró-labore. Também manterá a empresa em dia com todas as obrigações fiscais, o que inclui declaração do IRPJ. Assim, o negócio terá os relatórios contábeis como balanço DRE sempre em dia, o que deixará a rotina contábil muito mais transparente.

Quais as vantagens da transição de contabilidade?

Todos os anos, cerca de um milhão de novas empresas abrem as portas no nosso país. No entanto, uma a cada cinco encerra as atividades no primeiro ano.  A transição de contabilidade é uma forma de evitar que o negócio naufrague. Por quê? Bem, uma das funções de um app contábil é facilitar o controle fiscal das novas empresas que muitas vezes ficam perdidas em meio ao pagamento de tantas obrigações.  Ao ficar inadimplente, o negócio passa a acumular dívidas, deixando de gerar valor sobre seus produtos ou serviços.  Por outro lado, quando a gestão contábil da empresa se torna menos burocrática, o empreendedor pode se dedicar ao que realmente importa: o crescimento sustentável do seu negócio. Além disso, um aplicativo contábil oferece as seguintes vantagens à empresa: Fim dos documentos de papel e dos arquivos físicos Ferramentas digitais eliminam a necessidade de armazenar documentos impressos e arquivos fiscais. Hoje, Notas Fiscais Eletrônicas (NFes) e o DAS podem ser arquivados digitalmente, o que contribui para a economia de recursos e para o aumento da produtividade. Outra vantagem é que a transição de contabilidade garante processos mais seguros e facilita a otimização de documentos por meio de ferramentas de busca automática e do compartilhamento de arquivos por e-mail ou por WhatsApp. Economia de recursos A contabilidade digital apresenta características que a diferenciam do modelo tradicional, como a adoção de um aplicativo por meio do qual dá para verificar, por exemplo, o calendário das obrigações fiscais da empresa.  Além disso, o empreendedor pode emitir e enviar NFe diretamente a seus clientes via e-mail ou via WhatsApp, reduzindo tempo e dinheiro desperdiçado na impressão e envio de faturas, bem como agilizando o processo de pagamento.  De fato, se a sua empresa precisa emitir apenas 5 NFes por mês, isso não é um grande problema. No entanto, à medida que o negócio cresce e há a necessidade de gerar mais de 100 notas todos os meses, algumas das quais para o mesmo cliente, fazer isso manualmente pode ser um grande desastre. Assim, um app contábil é a solução perfeita para agilizar e facilitar esse processo. Outra vantagem? A contabilidade digital é mais econômica que os modelos tradicionais. Ao aderir, o empreendedor pode optar por um dos planos padronizados, elaborados de acordo com o tamanho e o perfil de cada empresa.  Outro destaque é que essa solução é escalável, ou seja, é possível multiplicar o faturamento sem precisar aumentar as despesas na mesma medida. Isso ocorre porque a ferramenta exige baixo investimento e reduz os custos associados aos serviços tradicionais.  No app, o empreendedor também pode gerar, visualizar e baixar demonstrações financeiras e relatórios com apenas alguns cliques. Não há necessidade de pedir ao seu contador para preparar os documentos com três dias de antecedência. Basta pegar o celular e visualizar tudo o que você precisa!

Facilidade de comunicação

Vale destacar ainda que, embora a própria empresa seja responsável por executar boa parte dos processos, a contabilidade digital conta com um time de contadores sempre disponíveis para solucionar todas as dúvidas dos clientes, por telefone ou por e-mail. Ou seja, por meio de um app contábil, a empresa cuida das obrigações acessórias de forma 100% automatizada e tira suas dúvidas em tempo real. Nada melhor, não é mesmo?

Agora que você conhece todos os benefícios da transição de contabilidade, entre em contato com a Obvia e torne a rotina contábil da sua empresa muito mais eficiente!